按照“统筹规划、分步实施、有序推进”原则,市委组织部致力于开展干部人事档案数字化建设,推动传统档案管理模式向信息化管理应用转变,加快实现纸质档案与电子档案“双保险”。

抓“早”字,提前谋划。成立干部人事档案数字化建设工作领导小组,安排专人负责推进工作,在提前完成市管干部档案数字化扫描“规定动作”的基础上,3940份非领导职务公务员和事业人员档案数字化扫描工作将于年底前全部完成。积极争取资金26万余元,先后购置电脑、扫描仪、数字化软件、服务器等设备。制定并下发工作方案,明确各基层单位扫描时间和完成时限,提早做好沟通协调,确保做好各环节工作。邀请专业人员对数字化扫描进行专题培训,并制作视频教程,共培训160余人。

抓“严”字,突出质量。将干部人事档案数字化建设同深入推进干部人事档案专项审核工作有机结合起来,对拟扫描的干部人事档案再次逐项逐页进行审核,发现问题限期整改。建立问题台账和销号制度,本着“审核一本、整改一本、合格一本、扫描一本”的原则,确保档案材料齐全完整、档案信息真实准确。对已审核整改完毕的档案,安排专人对档案裱糊、目录录入等前期工作进行指导,确保扫描前准备工作准确无误,并进行现场督查,发现问题及时整改。扫描结束后,围绕人员建库、目录建库和图片处理情况进行验收,确保信息录入准确、目录规范有序、图片清晰达标。

抓“细”字,保障安全。定期召开干部档案数字化扫描工作调度会,总结经验、查找不足,保证扫描进度和质量同步达标。建立专门扫描室,安装视频监控设备2台,做到监控无死角,同时定期对视频监控数据进行回放检查并及时保存。严格纪律规定,要求前来扫描的档案员必须遵守档案工作有关规定和保密工作纪律并签署保密承诺。每日出入库档案均进行仔细核对、登记,对已扫描完毕的档案材料进行校对装订,防止档案材料少页、串页,确保纸质档案安全。